Per partire con il piede giusto, decidete innanzitutto il budget da destinare all’operazione ed organizzate un briefing preliminare durante il quale informerete tutto il personale dell’iniziativa.

Verificate la fattibilità di altre proposte, i suggerimenti utili e via via aggiornate la bozza iniziale del programma. Stabilite la data dell’evento con congruo anticipo. A meno che non siete legati ad un giorno in particolare, evitate le date che precedono o seguono un ponte festivo o particolari ricorrenze, perchè molti potrebbero declinare l’invito.

“Giocare in casa” sarebbe l’ideale ma se non avete lo spazio necessario presso la vostra sede, dovete cercare una location che abbia tutti i requisiti giusti. Nella scelta della Sala, fatevi guidare dal vostro gusto personale ed assicuratevi che l’atmosfera sia coerente con il tipo di incontro che volete organizzare.

Per raggiungere tale scopo fate una ricerca anche su internet: on line sono disponibili location di ogni tipo, anche a prezzi vantaggiosi. Effettuando un sopralluogo da vicino, verificate che ci sia un garage nelle vicinanze e che il posto sia facilmente raggiungibile. Concedetevi tutto il tempo necessario per valutare ogni aspetto con la massima attenzione ma, se non potete curare personalmente ogni dettaglio e coordinare tutte le attività, affidatevi all’esperienza di un’agenzia specializzata nell’organizzazione di eventi.

Oltre ai canali tradizionali, oggi è possibile pubblicizzare l’evento anche attraverso professionisti di nuova generazione come i “web marketing” che, sfruttando la popolarità dei social attraverso campagne mirate, riescono a veicolare tutte le informazioni che desiderate ed a raggiungere un numero impressionante di contatti. Diversamente, l’alternativa più semplice è quella di inviare il “classico invito” accompagnato da una brochure completa di tutte le indicazioni utili.

Siate pratici e veloci: attingendo dal vostro archivio clienti preparate una “lista” delle aziende che vi interessano e, in un secondo momento, incaricate che siano contattate in modo da avere una stima abbastanza precisa sul numero dei partecipanti.

Se la location gode di una bella vista ma internamente non vi soddisfa, contattate un allestitoreche vi fornirà diverse soluzioni per trasformarla a vostro piacimento (addobbi a tema, stencil o decorazioni particolari). Generalmente le sale che si affittano per questa finalità sono fornite di una buona acustica ed illuminazione, altrimenti provvedete a noleggiare un impianto luci ed audio di supporto.

In caso di contributi video, assicuratevi che la struttura sia in grado di fornire un maxischermo funzionante che risponda alla vostre necessità. Scegliete con cura un buon sottofondo musicale che funga da ottimo intrattenimento e predisponga al contatto anche gli ospiti che non si conoscono. Tutto deve contribuire al raggiungimento del vostro scopo, in un’atmosfera piacevole e che assecondi totalmente i vostri desideri.

Fare in modo che tutti si sentano a proprio agio non sempre è facile: per evitare commenti poco gradevoli, durante o dopo la manifestazione, contattate un’agenzia di hostess congressuali e spiegate bene quali sono le vostre specifiche esigenze, assegnando postazioni e compiti ben precisi. In base alla durata dell’evento e agli interventi in programma, prevedete pause piacevoli e rilassanti come un “coffee break”. Se l’evento è lungo, scegliete una società di catering, magari vicina alla location, in modo da evitare lunghi tempi di giacenza e di trasporto. Fatevi consigliare dal fornitore sul buffet da allestire, orientandovi verso un menu non troppo sofisticato e con più portate in modo da soddisfare il gusto di ogni ospite, vegetariani compresi.

Al di là dell’investimento economico che, pure ha la sua importanza, il segreto del successo di un evento risiede anche nella capacità di “coinvolgere emotivamente” tutti i collaboratori. Spiegate con estrema chiarezza lo scopo e il “progetto” che anima l’evento a tutti coloro che avranno un ruolo attivo nell’organizzazione, senza lasciare nulla al caso. Tutti devono vivere l’iniziativa come “un’esperienza totalizzante” e non fine a se stessa: se è necessario effettuate più sopralluoghi in presenza dei tecnici e, almeno un giorno prima, dedicate un po’ di tempo alle “prove generali” in modo da evitare eventuali sbavature o spiacevoli sorprese dell’ultimo momento.

Una buona organizzazione prevede soluzioni rapide ed efficaci anche qualora qualcosa non dovesse funzionare come avete previsto. E’ utile, quindi, che abbiate sempre pronto un “asso nella manica” da calare in caso di bisogno: una hostess in ritardo o il microfono fuori uso, sono imprevisti che possono capitare.

Essere determinati al raggiungimento dell’obiettivo ed aver pianificato tutto, vi aiuterà a superare qualsiasi inconveniente con serenità e disinvoltura e il successo sarà assicurato!