Come organizzare una fiera (o evento) B2B

Organizzare una fiera B2B vuol dire creare opportunità di contatto tra la tua azienda e i vari interlocutori interessati al tuo ramo produttivo. Attualmente i modi per mettere la clientela a conoscenza della tua azienda sono innumerevoli e vanno dalla comunicazione digitale ai vari tipi di eventi mirati a questo scopo, ma una fiera può ancora essere uno strumento molto valido.

In questo articolo vedremo come organizzare nel migliore dei modi una fiera in ogni sua fase. La conduzione di una fiera, o evento, si suddivide in tre fattori principali:

• Organizzare il pre-fiera;
• Gestire l’evento;
• Post-fiera.

Vediamo cosa tenere in considerazione per affrontare le tre fasi dell’organizzazione di una fiera.

Organizzare il pre-fiera:

• Focalizzarsi sull’evento più idoneo al tuo businness;
• Determinare le dimensioni dello stand in base al numero di presenze;
• Intraprendere e tenere attivi i contatti con chi organizza la fiera per registrarsi, studiare la posizione e decidere i servizi da acquistare;
• Scegliere un fornitore per approfondire il progetto dello stand;
• Decidere i turni del personale e fornire tutti i permessi e i badge necessari;
• Occuparsi dell’esposizione, decidere la grafica e l’eventuale presenza di monitor, targhette e quant’altro;
• Procurare tutta la documentazione e gli eventuali omaggi per la clientela;
• Pianificare conferenze stampa, presentazioni e catering per i clienti;
• Pensare ai trasporti e i pernottamenti;
• Mandare gli inviti tramite Email Marketing, pubblicizzare l’evento su riviste, pagine e su tutti i canali possibili;
• Essere presenti sia durante l’allestimento specialmente in fase finale e verificare che tutto sia come deve essere.

Cosa fare durante la fiera:

• Essere presenti all’apertura e dare disposizioni sulla raccolta dei dati in base agli strumenti a disposizione;
• Prendere parte a tutti gli eventi del tuo stand;
• Assicurarsi che il personale sia competente e che accolga la clientela correttamente;
• Accogliere ed intrattenere la stampa;
• Occuparsi di fatture e “buoni uscita”;
• Fare pubblicità in tempo reale sui vari social.

Infine il post-fiera

• Trasferire tutti i contatti nel CMS;
• Occuparsi dell’Email Marketing per i ringraziamenti assicurandosi che ogni messaggio contenga nome e cognome e alcune argomentazioni affrontate durante l’evento.
• Occuparsi dello smontaggio e del rientro della merce.

Questo è in breve quello di cui dovrai occuparti per garantire il successo della fiera. Certo non è facile, e a volte manca il tempo materiale, per questo può esserti utile affidarti a dei professionisti del settore.

A quali fiere partecipare

Se non hai mai partecipato a fiere o eventi di questo tipo come prima cosa devi cercare gli eventi più idonei al tuo settore. La cosa fondamentale è quella di avere bene in mente gli obbiettivi da raggiungere, sia a livello commerciale che di sviluppo. Inoltre devi decidere se puntare solo sul mercato italiano o espanderti anche all’estero, e nel secondo caso in quali paesi. Come fare a trovare le fiere giuste? Bene devi prima di tutto porti due domande. Esiste una fiera dedicata al mio prodotto? Quali sono le fiere a cui fa riferimento il mio prodotto?

Facciamo un esempio, se produci forbici, difficilmente troverai una fiera dedicata al tuo prodotto. Quindi devi pensare, chi utilizza il mio prodotto? Nel caso delle forbici in molti, parrucchieri, sarti, giardinieri, chi produce divani e imbottiti e molti altri. In base a questo decidere a quali fiere partecipare, in base anche al tipo di forbici che produci.

Fai un piano fiere

Un piano fiere ti serve per trovare i vari eventi adatti al tuo prodotto, inoltre sarà facile da sottoporre e condividere con la direzione commerciale e generale. Esistono vari siti che pubblicano i vari eventi. Puoi effettuare una ricerca in base a: data, luogo e tipologia. Purtroppo la ricerca è singola e non potendo incrociare i dati dovrai lavorare con un foglio elettronico per segnarti tutti i dati interessanti. Una volta effettuata la ricerca e trovate le fiere a cui vuoi partecipare sei pronto per fare il piano fiere.

Perché e quando va fatto il piano fiere

Il perché è semplice, ti servirà per decidere il budget e sapere quanto dovrai investire. Sia che si tratti di un evento singolo, o di una serie di fiere, sapere quali saranno con precisione i costi a cui andrai incontro è molto importante in modo da capire con esattezza le risorse necessarie.

Tieni presente che il piano fiere va fatto minimo 8/12 mesi prima, dipende molto dalla nazione, dall’organizzazione e dalle dimensioni, informati bene soprattutto sulla data di inizio delle iscrizioni. Le aziende che partecipano in modo stabile alle fiere prenotano al termine della stessa per l’anno successivo. Quindi quando trovi la fiera giusta controlla subito il sito per conoscere con esattezza sia i costi che tutto quello che serve per la registrazione.

Appena pronto il piano, in base al tipo di azienda che hai, puoi sottoporlo all’accettazione dei vari soci o altro. Questo ti permetterà di lavorare con la sicurezza che tutti sono in accordo e ti farà risparmiare tempo e fatica e denaro, infatti capita spesso che i disaccordi portino a cancellazioni che spesso comportano la perdita della quota di iscrizione. Inoltre anche la pubblicità all’interno dell’azienda è molto importante. Pubblica tutto sui canali interni in modo da tenere informati tutti e creare un clima di collaborazione, inoltre al termine dell’evento puoi ringraziare chi ha reso possibile l’evento.

Come fare il piano fiere

Sei all’inizio quindi non hai molte informazioni. Riporta il nome e il tipo di evento. Una cosa importante, che ti serve per stabilire il budget, è la dimensione dello stand. Questo dipende da molti fattori: storia aziendale, obbiettivi, risorse, dimensioni del prodotto e importanza dell’evento. Se si tratta della prima fiera e quindi non hai indicazioni di spesa, puoi creare due budget, con metrature diverse, su cui lavorare.

Come farsi un’idea dei costi

Dovrai sommare diverse voci e fare un totale a cui aggiungere sempre qualcosa per gli imprevisti. Vediamo i principali:

• Iscrizione all’Ente Fiera;
• Servizi legati alla fiera;
• Allestimento dello stand;
• Costi del trasporto;
• Staff;
• Grafiche e monitor;
• Promozione.

I costi promozione comprendono la pubblicità, gli omaggi per i clienti e per la stampa, eventi, borse personalizzate e molto altro.

Se pensi di non essere in grado di organizzare tutto questo, o non hai il tempo materiale per farlo rivolgiti a chi ha fatto di tutto questo una vera arte. Visita il nostro sito e chiedi un preventivo gratuito. Fai in modo che sia un evento indimenticabile per tutti.