Organizzare congressi è, allo stesso tempo, un’attività molto fruttuosa ed assolutamente moderna; non è affatto un caso, d’altronde, se sono sempre più variegate le possibilità di seguire dei corsi di formazione specifici, tenuti da esperti del settore.

Se si vuole organizzare un congresso la pianificazione è un aspetto fondamentale: ancor prima di entrare nelle fasi operative, infatti, è bene porsi alcune domande di carattere generale: a quale target si rivolge il congresso? É un evento di interesse internazionale, nazionale o prettamente locale? L’accesso al congresso sarà libero o privato?Organizzare congressi è, allo stesso tempo, un’attività molto fruttuosa ed assolutamente moderna; non è affatto un caso, d’altronde, se sono sempre più variegate le possibilità di seguire dei corsi di formazione specifici, tenuti da esperti del settore.

Una volta definita in modo chiaro la tipologia di evento è possibile entrare nel vivo dell’organizzazione, scegliendo anzitutto la location. Se si intende organizzare un congresso in partnership con degli enti locali, come ad esempio un Comune, può essere un’ottima idea quella di far riferimento a location pubbliche, se al contrario il congresso è di carattere puramente privato bisognerà prevedere una spesa per l’affitto di una location adatta. Da questo punto di vista, ovviamente, bisogna tenere bene in considerazione sia la quantità di gente che si prevede di ospitare, sia il tipo di congresso che si vuol organizzare, dunque le tematiche che andranno affrontate.

Le possibilità di scelta sono variegate: gli alberghi, ad esempio, propongono assai spesso delle sale convegni molto ben attrezzate, ideali anche per i convegni dedicati ad un pubblico numericamente notevole, allo stesso modo sono presenti diverse strutture specifiche per congressi ed eventi, soprattutto nelle grandi città.

Nella scelta della location dell’evento non si può ovviamente trascurare la logistica: se il congresso è di livello internazionale, dunque se è prevista la partecipazione, sia a livello di relatori che di semplice pubblico, di persone provenienti dall’estero, è preferibile optare per una struttura situata in una città in cui è presente un rinomato aeroporto internazionale e in cui vi sono ricche possibilità a livello di soluzioni di pernotto.

Alcune location sono già dotate di tutte le strumentazioni tecnologiche necessarie per lo svolgimento di un congresso impeccabile, in altre, invece, spetta all’organizzazione provvedere in tal senso.

Gli aspetti principali a cui badare sono i collegamenti elettrici, le soluzioni di illuminazione, il noleggio di cuffie e altri dispositivi audio necessari laddove sia previsto l’intervento di uno o più interpreti di lingua; è allo stesso modo un ottimo suggerimento quello di verificare l’acustica.

Affinchè un congresso sia interessante, ovviamente, è indispensabile che intervengano delle personalità di rilievo per quanto riguarda l’argomento che si andrà ad affrontare, allo stesso modo è opportuno coinvolgere autorità, esperti di discipline collaterali, e qualsiasi altra persona che possa fornire un contributo significativo all’evento condividendo la propria esperienza, ad esempio un semplice consumatore.

La data del congresso deve essere prefissata con ampio anticipo rispetto allo svolgimento dello stesso, ed ovviamente modificarla in itinere potrebbe rivelarsi molto dannoso, sia sul piano puramente pratico che a livello di immagine dell’organizzazione.

Se il congresso è di carattere privato, l’organizzazione deve provvedere autonomamente a fornire gli inviti a tutte le persone che si intende avere tra il pubblico, se al contrario si vuol renderlo aperto a tutti è importante effettuare una comunicazione efficace, in modo che il target potenzialmente interessato sia a conoscenza dell’evento.

Da questo punto di vista, dunque, è importante comunicare l’organizzazione dell’evento in modo efficace sfruttando molteplici canali: per un evento di carattere locale si può far riferimento a quotidiani locali, manifesti, flyer e soluzioni analoghe, per congressi di livello internazionale è preferibile adottare delle strategie a più ampio raggio, come ad esempio delle campagne di Web Marketing di livello professionale.