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Backstage: come organizzare un evento medico-scientifico

Nel settore dei congressi, gli eventi medico-scientifici ricoprono il ruolo più importante con 17.000 eventi l’anno (sommando sia i convegni ECM che i congressi medici), a cui prendono parte più di un milione e mezzo di partecipanti. In genere, gli eventi medico-scientifici sono organizzati e commissionati da medici e società scientifiche, a volte non così preparati sul tema dell’organizzazione.

La fase del backstage è finalizzata ad individuare gli strumenti necessari per una corretta gestione dell’evento. I passaggi che decretano il successo o il fallimento della manifestazione sono l’analisi dello scenario, il piano d’azione (serve per assegnare i compiti e le responsabilità ai membri dello staff, per monitorare i progressi fatti e per modificare tempestivamente le strategie sbagliate), gli inviti, la scelta dei relatori e della sede, l’assicurazione sui danni alle cose e alle persone per tutelare gli organizzatori dell’evento.

Il primo passo dell’organizzazione di un evento medico-scientifico prevede di acquisire tutte le informazioni necessarie in merito all’argomento della manifestazione. Nel dettaglio, devono essere definiti gli obiettivi da raggiungere, l’argomento dell’evento, il pubblico a cui ci si rivolge, il soggetto che propone l’evento. La raccolta delle informazioni avviene non solo consultando il materiale documentale disponibile (libri, relazioni, internet), ma anche rivolgendosi per un consiglio a persone che conoscono approfonditamente l’argomento e le problematiche delle strategie di comunicazione. Risulta molto importante definire con precisione gli obiettivi in modo tale da evitare che essi risultino troppo complessi e di difficile comprensione.

Oltre alla gestione organizzativa bisogna pensare anche a quella finanziaria: ogni evento ha dei costi e in base al budget che si ha a disposizione si potrà realizzare un tipo diverso di manifestazione. Per un business plan dettagliato si devono prendere in considerazione tutte le voci di spesa (in modo da coprire tutti i costi) e gli imprevisti che eventualmente possono insorgere. A questo punto, bisogna individuare la sede per ospitare l’evento medico-scientifico.

Bisogna fare attenzione che la sede sia sempre adatta alla qualità dell’argomento trattato e alle esigenze sia del pubblico che dei relatori. Per questi motivi deve essere facilmente raggiungibile, sufficientemente ampia e ben attrezzata: ad esempio, sono fondamentali impianti di ventilazione, di videoproiezione, audio e di traduzione simultanea adeguati. Se i microfoni, gli schermi, i lettori DVD, i videoproiettori (ma anche le sedie) non sono presenti o sono insufficienti, è necessario provvedere al loro noleggio con un certo anticipo. Si consiglia di verificare che nelle vicinanze della sede vi sia un albergo di adeguato livello.

Inoltre si deve scegliere la giornata in cui tenere l’evento medico-scientifico in base al pubblico da coinvolgere. Inoltre, si consiglia di evitare che l’evento si tenga lo stesso giorno di altri eventi o ricorrenze, come le festività nazionali o locali. In particolare, è necessario stabilire la data di apertura in base a quale sarà la durata dell’evento. Sempre dal punto di vista dei tempi, si deve stilare una tabella di marcia che può variare a seconda di ogni singolo evento. Inoltre, si deve stilare la lista delle cose da fare sia di gruppo che individuali iniziando con quelle da mettere a punto già alcuni mesi prima dell’evento per finire con quelle da realizzare solo alcune settimane prima.

Una volta terminata la fase preliminare si può passare a quella intermedia, in cui si individuano i membri dello staff, i patrocini, i relatori, il calendario dell’evento e gli invitati. Infine, si deve mettere in pratica la fase esecutiva, in cui si analizzano e si risolvono tutti gli aspetti logistici, arredando la sede, spedendo gli inviti ed organizzando tutti i servizi, quali il catering, la segreteria per le iscrizioni, la copertura assicurativa, il servizio fotografico e la pubblicizzazione dell’evento.

Tuttavia, se si vogliono eliminare tutti i problemi organizzativi e logistici, ci si può rivolgere direttamente a un centro congressi e quindi a un consulente specializzato. Infatti, quasi nell’80% dei casi è possibile organizzare un evento con una telefonata, dato che nell’archivio storico dell’ufficio sono contenuti tutti gli eventi realizzati con i relativi preventivi su cui basarsi. Si devono solo comunicare la data dell’evento, il settore a cui appartiene, il pubblico a cui ci si rivolge, il numero dei partecipanti e dei relatori, l’orario di inizio e di fine della manifestazione e gli eventuali servizi richiesti (sia tecnici che catering) oltre all’affitto della sala conferenze.