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Organizzare un workshop efficace

Negli ultimi anni si fa un gran parlare di workshop, ma sono pochi quelli che conosco davvero la sua funzione e la sua natura. Infatti, viene spesso confuso questo tipo di incontri con le lectio magistralis o con i dibattiti: niente di più sbagliato, perché il workshop è un incontro creativo in cui il conduttore ha il compito di guidare gli studenti all’apprendimento attraverso un approccio attivo sull’argomento centrale dell’incontro.

Partire da questo presupposto è la base per organizzare un workshop efficace, che possa definirsi tale non solo nel nome ma anche nei contenuti. Infatti, questo termine è uno strumento di marketing particolarmente efficace capace di attirare l’attenzione di molte più persone rispetto all’utilizzo di altre definizioni per uno stesso evento, ma è importante che chi si presenta all’appuntamento non abbia deluse le sue attese.

Per organizzare un workshop, la base da cui partire è l’argomento oggetto della discussione: ci si deve concentrare su qualcosa di specifico, non essere troppo generici e, soprattutto, non essere troppo teorici.

L’argomento va esposto con chiarezza, fluidità e senza fretta: per questo motivo è importante sfruttare al meglio il tempo a disposizione e, nel caso siano presenti due o più relatori, è necessario che ognuno di loro sappia quanto tempo ha a disposizione per evitare che si sovrappongano gli interventi creando confusione e vanificando il lavoro organizzativo.

Preparare una scaletta efficiente, quindi, è indispensabile: è inutile invitare molti relatori se il tempo a disposizione non è sufficiente, in quel caso è meglio ridurre il numero degli insegnanti e concedere loro più tempo, almeno due ore abbondanti, e riservare gli interventi degli altri relatori per un secondo e successivo incontro.

Inoltre, nella preparazione della scaletta bisogna ricordarsi che per mantenere vivo il livello di attenzione bisogna concedere almeno quindici minuti di pausa tra un intervento e l’altro, un coffee break che serve per ricaricare le pile e interrompere il flusso di informazioni che vengono recepite.

Come è ormai noto, poi, la questione location è di primaria importanza per un workshop di successo. Solitamente questi incontri si svolgono nelle sale convegni degli alberghi oppure, nel caso in cui si tratti di workshop aziendali, si possono anche utilizzare le sale conferenze e i laboratori delle aziende.

L’importante è che la sede sia adeguata ai contenuti: è, per esempio, inutile organizzare un workshop fotografico in una sala convegni dove i partecipanti non hanno la possibilità di partecipare attivamente ma sono costretti a un ascolto passivo.

Bisogna, inoltre, assicurarsi che siano presenti i supporti tecnologici e logistici per lo svolgimento del workshop, come una connessione Wi-Fi o un proiettore, un impianto audio valido e un numero di sedute sufficienti per accogliere tutti.

In relazione a quest’ultimo punto si possono percorrere due strade per evitare di non aver abbastanza spazio per i partecipanti: imporre un numero chiuso in base alla disponibilità di posti oppure individuare la location solo dopo la chiusura delle iscrizioni.

Una delle prime regole per chi organizza un workshop è proprio legata al numero dei partecipanti: il docente ha la necessità di interagire con ciascuno di essi, per questo motivo non sono consigliati i workshop troppo affollati che, se non si fa attenzione, possono trasformarsi in un attimo in vere e proprie conferenze perdendo di vista quelli che sono gli obiettivi di questi incontri.

L’ideale, secondo gli esperti, è non superare i 30 partecipanti, dando modo di creare al massimo sei gruppi con 5 componenti ciascuno. Questa è la condizione ideale per gestire un workshop e al tempo stesso dare un’immagine professionale.

Per i workshop con durata giornaliera, i partecipanti e i relatori sarebbero ben felici di poter avere a disposizione un servizio ristoro gratuito, magari gestito da un catering esterno. Questo aspetto risulta essere particolarmente importante per dare ai partecipanti la sensazione di partecipare a un evento importante e ben organizzato, per questo motivo non è consigliabile risparmiare troppo a discapito della qualità.

Infine, al giorno d’oggi non bisogna mai sottovalutare la potenza dei social network: l’organizzazione e la diffusione dell’evento deve necessariamente passare attraverso i principali canali social se si vuole avere una buona visibilità e richiamare un elevato numero di partecipanti. E’ il metodo migliore per rendere un evento virale e partecipativo, coinvolgendo anche i partecipanti durante l’incontro: postare fotografie sui social attraverso hashtag ben strutturati o sfruttando al massimo le potenzialità della condivisione, è il primo passo verso il successo.