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Organizzare una fantastica sfilata di moda

Per realizzare una fantastica sfilata di moda la preparazione è l’elemento fondamentale su cui si basa il successo dell’evento stesso. Innanzitutto, si deve pianificare un preventivo esatto per sapere quale sarà il budget per una sfilata. Questo va fatto ancora prima di decidere come organizzare la sfilata.

Bisogna realizzare una lista dettagliando tutte le spese necessarie per organizzare l’evento (marketing, affitto del locale, spese di agenzia). Inoltre, si deve decidere se la sfilata è ad ingresso gratuito oppure con pubblico pagante: in quest’ultimo caso, si deve pensare a quale deve essere il numero minimo di partecipanti per coprire le spese. In alternativa, si può pensare anche di cercare dei finanziatori che potranno diventare sponsor.

Successivamente, considerando anche il budget a disposizione, bisogna creare uno staff, indispensabile perché la sfilata abbia successo. La squadra ideale dovrebbe comprendere non solo stilisti, modelli, parrucchiere ed estetiste professioniste, ma anche tecnici del suono, delle luci e dei video, presentatori e DJ. Ricordatevi che prima di ingaggiarli, si dovranno discutere i ruoli e le responsabilità che ognuno di loro avrà. Dopo aver trovato uno o più stilisti che possano fornire i capi di abbigliamento per la sfilata, si deve fare una check list (si consiglia di utilizzare il programma Excel) dove inserire tutti i vari aspetti della sfilata di cui ci si dovrà occupare, indicando per ognuno tempi, contatti, responsabili e costi. In questo modo, si potranno tener conto di tutti i dettagli, in termini di budget, scadenze, personale, sponsor, ecc.

Quindi occorrerà scegliere la location in cui verrà tenuta la sfilata. La sede deve essere appropriata all’evento che vi si terrà: di conseguenza, la sala da prenotare deve essere abbastanza grande per far sfilare agevolmente i modelli e per ospitare il pubblico e gli addetti ai lavori, oltre ai materiali e all’attrezzatura necessaria. Non bisogna limitarsi a scegliere la prima sede che si trova: per organizzare una bella sfilata è opportuno valutare diverse opzioni, di cui si devono individuare e confrontare i punti di forza e quelli di debolezza.

A volte, per risparmiare sull’affitto della sede della sfilata, si finisce per spendere di più in un secondo momento. Elementi da esaminare con attenzione sono l’illuminazione, l’area parcheggio, la sicurezza della sede e la sua raggiungibilità, l’impianto audio, l’isolamento termico ed acustico, i vari permessi. Inoltre ci si deve accertare che vi siano alcune uscite d’emergenza e dei bagni.

Una volta prenotata la sala, è opportuno preparare una piantina in modo da organizzare in maniera ordinata lo spazio a disposizione: infatti, bisogna decidere se la passerella sarà classica o particolare, dove siederanno gli ospiti e quante sedie saranno necessarie, se vi sarà un rinfresco dopo o prima la sfilata. Se la risposta a quest’ultima domanda è affermativa, bisognerà decidere se le tartine verranno servite direttamente agli ospiti (e quindi a come organizzare il servizio) o se si vuole organizzare un buffet (in questo caso si potrà includere anche un bar). La piantina serve a visualizzare nei dettagli come verrà distribuito lo spazio, in modo da utilizzarlo al meglio. Per quanto riguarda la forma e la disposizione della passerella, ci si può ispirare alle sfilate degli stilisti più famosi: basta fare una ricerca su YouTube per trovare tante idee interessanti ed originali.

Altrettanto importanti sono le decorazioni: possono essere fiori, tessuti drappeggiati, oppure giochi di luci e di colori. Inoltre, la tecnologia è un ottimo alleato per migliorare l’esperienza degli spettatori della sfilata, soprattutto per quelli con i posti vicino alla passerella. Grandi schermi ai lati della passatoia permettono al pubblico di vedere nel dettaglio gli abiti presentati; inoltre, si può realizzare un webcasting per far seguire l’evento online attraverso una chat room.

Un grande set up creerà un’atmosfera coinvolgente: si dovrà scegliere una musica ad effetto, in linea con lo stile e le tematiche dell’evento. Sono importantissime le luci: in particolare, devono essere molto efficaci all’inizio ed alla fine della sfilata. Allo stesso modo, l’ambiente deve essere abbastanza luminoso anche durante l’evento, in modo da permettere ai fotografi di lavorare al meglio. Infine, si consiglia di effettuare una prova generale alcuni giorni prima per conoscere bene i tempi.