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Programmare la partecipazione ad una fiera

Le fiere sono un ottimo strumento per le aziende per promuovere la propria immagine, avere un contatto diretto con la clientela, saggiare dal vivo le reazioni dei partecipanti e sviluppare nuove strategie per pubblicizzare i propri prodotti. Partecipare può anche essere semplice, ma meno facile è gestire la propria presenza in maniera efficace.

 

La regola generale, prima di iscriversi a un evento fieristico, è conoscere la fiera ed averla già visitata in passato come visitatore, ottenere i cataloghi delle edizioni precedenti per organizzare la propria partecipazione e sapendo in anticipo chi vi parteciperà, per non farsi trovare impreparati dalla presenza della concorrenza. Iscriversi ad una fiera richiede molta coscienza e presa di responsabilità, perché si tratta di impegnarsi in almeno 6 mesi di progettazione efficace ed efficiente del proprio stand, coinvolgendo tutte le risorse che vanno messe in campo: dal reparto progettazione, al reparto produzione fino al controllo qualità ed alla dirigenza aziendale.

Prima quindi di iniziare l’iter di iscrizione, sedetevi intorno al tavolo insieme alle persone chiave della vostra azienda, procuratevi carta e penna e cercate di capire che cosa volete ottenere con la partecipazione alla fiera.

  • Questa fiera è adeguata alla vostra azienda?
  • Quali sono i vostri obiettivi?
  • La partecipazione alla fiera sarebbe in grado di raggiungerli?

L’obiettivo primario deve essere formare un gruppo di lavoro che comprenda tutti i settori dell’azienda, in modo da dividersi i compiti, le responsabilità, determinare le tempistiche e i costi dell’opera, definire precise scadenze ed infine decidere una data alla quale aggiornarsi per risolvere gli eventuali problemi organizzativi. Può essere utile nominare un capogruppo che faccia riferimento ai vertici aziendali.

Chiedetevi anche se la vostra azienda è pronta a sostenere la mole di lavoro post-fiera; se non lo è, organizzatevi al meglio aumentando le vostre risorse e il vostro organico.

Per non ritrovarvi con l’acqua alla gola e rischiare di ottenere risultati mediocri, muovetevi per tempo: richiedete all’ente che organizza la fiera il regolamento, i moduli da compilare e sbrigate anticipatamente tutte le formalità di rito; prenotate biglietti ed alberghi con largo anticipo; definite chiaramente con i vostri capireparto che cosa ci si aspetta dal loro settore e chiedete loro di realizzare, con la vostra supervisione, del materiale di supporto alla presentazione (opuscoli informativi, poster, volantini); invitate tutti i vostri attuali clienti alla fiera, mandando loro una email personalizzata (li farete sentire importanti e desiderati) oppure, meglio ancora, avvisateli con una telefonata.

Il design dello stand è essenziale per attirare i visitatori, così come la collocazione del padiglione all’interno della fiera. Muovetevi in modo da assicurarvi la collocazione migliore, accanto agli stand che attirano più pubblico e nei luoghi di maggiore passaggio. Può essere utile rivolgersi a società specializzate nell’allestimento degli stand, che con una piccola spesa vi garantiranno un risultato eccellente senza che voi dobbiate preoccuparvi di tutti i dettagli.

Dopo la partecipazione alla fiera, fissate una riunione con tutti i collaboratori che hanno partecipato all’esposizione e cercate di definire se avete o meno raggiunto i vostri obiettivi; se la partecipazione è stata utile all’azienda; quali sono state le criticità del progetto che vanno risolte e quali invece le buone idee, da riproporre nell’anno successivo; sollecitate suggerimenti o anche critiche, in modo che i meriti o i biasimi siano condivisi da tutti. Cercate sempre di migliorare la vostra offerta con idee innovative e creative, sempre personalizzando il contatto con il cliente.