E’ cosa nota, d’altronde, il fatto che il Made in Italy sia estremamente apprezzato all’estero, di conseguenza se si propongono dei prodotti di qualità e se si comunica con la dovuta accortezza le possibilità di successo sono decisamente elevate. Partecipare a una fiera all’estero richiede certamente una grande accuratezza a livello organizzativo, e in eventi di questo tipo, non ci sono dubbi, nulla deve essere lasciato al caso.
Quali possono essere, dunque, dei validi consigli per l’azienda che intende cogliere queste preziose opportunità?

Anzitutto, ovviamente, bisogna scegliere in modo oculato l’evento fieristico a cui prender parte. E’ sicuramente preferibile presenziare in un evento di settore, dunque in una manifestazione che riguarda in modo specifico la tipologia di prodotti e di servizi proposti dall’azienda, tuttavia, in alcune occasioni, anche prendere parte ad una fiera più generalista può essere utile.

Se si intende presenziare ad una fiera, ovviamente, bisogna prevedere del tempo per curare con la dovuta accortezza i vari aspetti organizzativi, nonchè la strategia di comunicazione da adottare, di conseguenza è preferibile evitare di scegliere di partecipare ad una fiera particolarmente imminente.
Non esiste, da questo punto di vista, un tempo “minimo” da lasciare intercorrere tra l’inizio delle fasi organizzative e l’inaugurazione della fiera, tuttavia è sicuramente importante non ritrovarsi ad operare con un tempo a disposizione eccessivamente ristretto.

In questo frangente, infatti, bisognerà studiare con attenzione tutte le peculiarità che contraddistinguono la fiera di interesse, dunque i vincoli imposti dall’ente organizzatore, gli orari di apertura, le caratteristiche strutturali dei padiglioni, oltre ovviamente alle varie pratiche amministrative necessarie per la partecipazione.

I costi, ovviamente, devono essere pianificati in modo oculato: la tariffa prevista per la partecipazione all’evento, infatti, è esclusivamente una delle voci da considerare. Altri costi sono, ad esempio, quelli relativi a dialogatori, hostess ed eventuali traduttori, al materiale cartaceo ed espositivo, al trasporto e ad eventuali pernottamenti; solo quando si saranno considerati con accortezza tutti questi aspetti sarà possibile conoscere il costo complessivo della partecipazione.

Una volta strutturato il Business Plan si potranno iniziare a curare le varie fasi organizzative, a cominciare dagli aspetti logistici, ovvero l’organizzazione della trasferta ed il trasporto degli allestimenti. Grande importanza ha, in questa fase, la scelta degli allestimenti e dello stile del proprio stand; da questo punto di vista, ovviamente, sarà importante interfacciarsi con i grafici e gli addetti al montaggio di totem ed analoghe strutture.

E’ assolutamente fondamentale, inoltre, effettuare una comunicazione accurata finalizzata ad annunciare la presenza dell’azienda all’evento in questione.

Dal punto di vista pratico è possibile scegliere, in tal senso, molteplici soluzioni, da quelle, particolarmente efficaci, inerenti al web (comunicati stampa, newsletter, articoli in siti di settore…) a quelle di altro tipo, come ad esempio l’inserimento di un articolo all’interno di una rivista specializzata. Comunicare ufficialmente la presenza dell’azienda alla fiera in questione non ha esclusivamente un carattere informativo, ma rappresenta, allo stesso tempo, anche un’ottima opportunità promozionale e di visibilità.

A breve distanza dall’inizio della fiera, inoltre, è importantissimo effettuare degli accurati brefing coinvolgendo tutto il personale che sarà impiegato nello stand, che si tratti di dipendenti dell’azienda o di collaboratori esterni. Nella comunicazione con il pubblico, infatti, nulla dovrà essere lasciato al caso: a delle persone dalle spiccate doti comunicative ed empatiche, ad esempio, si potrà assegnare il compito di gestire il primo contatto con il pubblico, mentre altre, magari maggiormente esperte e formate, si preoccuperanno di eventuali approfondimenti tecnici.

E’ importantissimo, ovviamente, stabilire dei prolifici contatti con i visitatori potenzialmente interessati: piuttosto che limitarsi a fornire i recapiti dell’azienda, infatti, può essere utile fissare con il cliente un nuovo incontro, o anche un semplice contatto di natura telematica.