Dopo aver deciso di partecipare come azienda a una esposizione, è necessario organizzare in modo efficiente il proprio stand e convogliare gli sforzi per ottenere un risultato il più possibile vantaggioso in termini di vendita. Il design è essenziale per attirare l’attenzione dei visitatori e per distinguersi dagli altri padiglioni, specialmente quelli della concorrenza; non bisogna tuttavia fuoriuscire dal regolamento che ogni fiera impone per l’allestimento del proprio stand, per cui bisogna informarsi molto attentamente e per tempo sui limiti e sulle regole.

Organizzare la partecipazione a una fiera è molto faticoso per cui è vantaggioso affidarsi nelle mani di una ditta specializzata nell’allestimento professionale; inoltre non sempre i partecipanti hanno voce in capitolo nel posizionamento del proprio padiglione all’interno dell’esposizione, quindi se si ha la sfortuna di vedersi assegnare un posto lontano dai flussi maggiori di visitatori, bisogna ingegnarsi per attirare la clientela e darsi visibilità. La prima fase, che può precedere anche di mesi la partecipazione all’evento, è l’organizzazione del proprio stand.

E’ necessario che alla pianificazione partecipino tutti i settori dell’azienda in modo da dividersi i compiti e le responsabilità, decidere quali saranno i prodotti di punta che verranno presentati ai visitatori, scegliere le strategie più adeguate per personalizzare il contatto con il cliente ed elaborare efficaci volantini ed opuscoli da distribuire all’interno della fiera. I poster mostrati nel padiglione devono contenere poche informazioni salienti, che il cliente possa facilmente assimilare in pochi secondi e che quindi devono riassumere ciò che volete proporre e la vostra filosofia aziendale; il personale che comporrà lo staff del padiglione deve essere preparato a rispondere ad ogni possibile domanda, per dimostrare professionalità e competenza.

Per attirare la clientela, è utile la distribuzione all’interno dell’esposizione di qualche piccolo gadget poco costoso ma interessante, che riporti il vostro marchio e che spinga i visitatori a cercare il vostro padiglione per averne uno. Lo stand deve essere organizzato in modo da facilitare il contatto diretto con il pubblico senza proporre troppi volantini o cartelloni che potrebbero confondere la clientela; lo staff deve essere sempre presente e pronto a dare spiegazioni sui prodotti, ponendo l’accento non tanto sulle caratteristiche tecniche (che si possono affrontare anche dopo) quanto sull’affidabilità dell’azienda, sull’esperienza nel settore e sulla professionalità del prodotto, caratteristiche che la clientela ritiene fondamentali per un rapporto di fiducia con il venditore o fornitore di servizi.

Finita la fiera, deve essere fatta una valutazione degli obiettivi raggiunti con la partecipazione, in termini di diffusione del marchio, aumento del volume di vendita e partnership commerciali che si possono essere instaurate con altri venditori; le criticità devono essere analizzate e risolte in vista della prossima fiera in modo da farsi trovare sempre pronti ed organizzati.